アントレプレナーズ・ジムでは勉強会などで付箋を使ったワークショップを良く行うのですが、新型コロナウイルスの影響でリアルイベントを自粛しています。

そのためオンライン上で同様のワークショップを実現する方法を模索しているのですが、その中で一番うまくいっている方法をご紹介します。

まずは百聞は一見に如かず、次のサンプルをご覧ください。

サンプル

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パスワード:demo

見覚えのある画面が出てきたと思いますが、これマイクロソフト社の「PowerPoint」で作成した資料です。それを同じくマイクロソフト社の「SharePoint」に保管し、インターネット上で共有する設定を行いました。
※SharePointではなく「OneDrive」でも同じことが出来ます

黄色のボックスが付箋(のつもり)です。試しに付箋に文字を書き込んだり、移動してみてください。

この方法の便利なところは複数人で同時に編集できることです。もちろん編集した内容はリアルタイムに他参加者の画面に反映されます。

これとWeb会議ツール(Zoomなど)を組み合わせれば付箋を使ったグループワークをオンライン上で実現できるというわけです。

この方法の特徴

  • 参加者は、主催者から伝えられたURL(とパスワード)にWebブラウザでアクセスするだけでワークショップに参加できます。事前にサービス契約やアカウント登録、特殊なソフトウェアのインストールなどが必要ありません(PowerPointすら不要です)。
  • 主催者はマイクロソフトのサービスを契約する必要があります。
  • PowerPointはマイクロソフトのOffice製品なのでほとんどの方が説明不要で操作できます。
  • 信頼性・品質・性能は高いと思います。
  • パソコンが必要です(スマホやタブレットでも不可能ではないのですが準備手順が複雑になったり、画面が小さくて操作が難しかったりなどワークショップに向いてないと思います)。

導入手順

1.環境準備
・Micorosoft PowerPoint
・Micorosoft SharePoint(またはOneDrive)
OneDriveは無料サービスもあります(パスワードはかけられません)
Office365を契約すればPowerPoint、SharePoint(OneDrive)どちらも使えるようになります

2.PowerPoint資料を作成する
付箋を貼り付ける土台となるシートをPowerPointで作成します。この時、付箋以外の部分(枠など)を「スライドマスター」で作成しておくと、参加者が誤って操作して枠が動いてしまった/形が変わってしまったなんてトラブルを防ぐことが出来ます。

(参加者に触って欲しくないところはスライドマスターで作成)

付箋は図形(長方形など)で作成するだけです。参加者に図形追加をお願いするのは説明が面倒なので予め十分な数の付箋を用意しておくと良いと思います。

(図形で付箋を作成する)

3.資料をSharePoint(またはOneDrive)に保存する
保存した資料のファイル名を選択するとWebブラウザで資料を開くことが出来ます。見た目や付箋に文字を書き込めるか確認します。

4.共有設定を行う
資料を開いた状態で画面右上にある「共有」ボタン(①)を選択し、リンクの送信画面で「リンクを知っていれば誰でも編集できます」(②)が表示されていることを確認して「リンクのコピー」(③)を選択すると共有用のURLがクリップボードにコピーされるのでメモ帳などに貼り付けてください(Ctrl+v)。

もし②に「リンクを知っていれば誰でも編集できます」が表示されていない時は「>」(④)を選択して詳細画面で設定を変更してください(パスワードもここで設定できます)。

5.共有URLを参加者に伝える
4.で取得した共有URLを参加者に伝えれば完了です。同時編集が可能な人数は仕様上「99人」のようですが人数が増えるほど動作が遅くなります。アントレプレナーズ・ジムでは8人程度で共同編集を行ったことがありますが、このくらいの人数なら特に問題なく操作できました。

まとめ

以上がマイクロソフトPowerPoint+SharePoint(OneDrive)を利用したオンライン付箋ワークショップの手順となります。

アントレプレナーズ・ジムではZoomのブレイクアウトセッション機能と組み合わせ、ビジネスモデルキャンバスを作成するワークショップは数人ずつのグループに分かれて行い、出来上がったキャンバスの発表と意見交換は全員で行うといった使い方をしています。

特徴にも記載しましたがマイクロソフトOfficeはほとんどの方が操作できます。その上で簡単な「練習タイム」(付箋に文字を入力してもらうなど)をワークショップ前に行えばスムーズに進行できると思います。